Quando il visto arriva dopo
- Fattura
- Pagamento
- Denaro uscito
- Visto
Fatture ricevute, controlli e pagamenti
Una fattura ha un percorso. Non dovrebbe essere necessario ricostruirlo ogni volta.
In un’associazione, una fattura arriva in segreteria. Viene controllata e messa nella cartellina di quelle da pagare.
Più avanti viene ripresa per preparare il pagamento. Un foglio Excel informa le altre persone coinvolte. La carta riceve un timbro, passa dal presidente per il visto e raggiunge infine chi si occupa della contabilità.
Ogni persona svolge una parte precisa del lavoro. A tenere insieme il percorso sono però la posizione della carta, una tabella, alcune email e la memoria di chi sa che cosa è già successo.
La fattura non passa soltanto da una persona all’altra. Continua un percorso.
Fatturalo stesso documento
- 01Cartellinada pagare
- 02PostFinancepagamento preparato
- 03Excel ed emailpagamenti pronti
- 04Timbro e vistola carta cambia stato
- 05Contabilitàcassiera e archivio
Quando lo stato è sparso tra più posti
Il processo non dovrebbe dipendere dalla posizione della carta.
Nella cartellina delle fatture da pagare, la posizione del foglio significa: questa uscita deve ancora essere preparata.
Quando arriva il momento, la fattura viene ripresa per registrare il pagamento in PostFinance. Un foglio Excel comunica quali pagamenti sono pronti e un’email raggiunge chi può liberarli. Sulla carta compare un timbro, poi il documento passa a chi deve vistarla, alla cassiera per la contabilità e infine ritorna in ufficio per l’archivio.
Il processo esiste già. È soltanto distribuito tra carta, strumenti e persone differenti.
Questo non significa che il lavoro venga svolto male. Significa che, per sapere a che punto è una fattura, può essere necessario conoscere il significato di ogni cartellina, ritrovare l’ultima email o chiedere a qualcuno che cosa sia già stato fatto.
Lo stato della fattura non dovrebbe essere comprensibile soltanto a chi conosce la posizione della carta.
Persone affidabili, passaggi visibili
Le persone rimangono. I passaggi diventano più chiari.
Un buon processo non serve perché non ci fidiamo delle persone.
Serve perché persone affidabili non debbano affidarsi soltanto alla memoria reciproca per sapere che cosa è arrivato, che cosa è stato controllato e che cosa può proseguire.
Anna può registrare e controllare la fattura. Bruno può essere chiamato a vistarla. Laura può preparare il pagamento. Marco può occuparsi successivamente della contabilità.
Non tutte le organizzazioni hanno quattro persone o separano il lavoro nello stesso modo. Un indipendente può non aver bisogno di alcuna approvazione. Un’altra realtà può richiedere uno o più visti.
Un buon processo non sostituisce la fiducia. Evita che tutto debba dipendere dalla fiducia e dalla memoria delle persone.
Il controllo deve esistere quando serve, non perché il software lo impone.
- Anna
registra e controlla
- Bruno
vista, se richiesto
- Laura
prepara il pagamento
- Marco
prosegue con la contabilità
L’ordine scelto dall’organizzazione
Se un visto deve autorizzare un pagamento, dovrebbe arrivare prima del pagamento.
Nel processo raccontato può accadere che il presidente veda e visti la fattura quando il denaro è già uscito dal conto.
Non è necessariamente un problema di attenzione o di fiducia. È l’ordine pratico prodotto da documenti, elenchi e passaggi che viaggiano separatamente.
Se l’organizzazione ha stabilito che una fattura debba ricevere uno o più visti prima del pagamento, Matassa può inserire quel controllo nel percorso.
Finché le approvazioni interne richieste non sono state raccolte, la fattura non passa alla preparazione del pagamento. Se l’organizzazione non richiede approvazioni, questo passaggio non viene imposto.
Quando serve un doppio controllo, il processo può anche mantenere distinte la persona che registra, quella che approva e quella che prepara il pagamento.
Controllare una fattura, approvarla e pagarla non sono la stessa cosa.
Quando il visto è richiesto prima
- Fattura
- Controllo
- Visto richiesto
- Pronta per il pagamento
Vedere ciò che si sta approvando
Un visto ha più senso quando puoi vedere anche il documento che stai vistando.
Un elenco dei pagamenti può mostrare beneficiario, importo e motivo. Non sempre, però, mette davanti alla persona anche la fattura che ha generato quella richiesta.
Quando il documento è già acquisito e collegato alla registrazione, chi deve decidere può consultarlo secondo i propri accessi e confrontarlo con le informazioni della fattura.
Matassa può aiutare a leggere alcuni dati, ma non decide se siano corretti. Il documento ricevuto rimane il riferimento e il controllo resta una responsabilità umana.
Anche il visto deve rimanere collegato a ciò che è stato realmente controllato. Se dopo l’approvazione cambia qualcosa di rilevante nella fattura o nel documento, il controllo deve essere ripetuto.
Il visto deve appartenere alla versione che hai realmente controllato.
Perché la carta non deve accompagnare ogni passaggioDocumento collegatoFattura 1287versione controllata
Vistosu questa versione
Cambia un’informazione rilevante
la versione aggiornata deve essere controllata di nuovo
Due decisioni che non vanno confuse
Approvazione interna e autorizzazione bancaria sono due passaggi diversi.
L’approvazione raccolta in Matassa riguarda la fattura.
Dice che, secondo il percorso scelto dall’organizzazione, quella fattura ha ricevuto i controlli interni richiesti e può passare alla preparazione del pagamento.
Non concede un diritto di firma sul conto. Non sostituisce le autorizzazioni configurate presso la banca o PostFinance e non libera il denaro.
Quando l’ordine raggiunge il portale finanziario, sono le persone autorizzate e le regole del conto a determinare chi possa approvarne l’esecuzione.
Matassa non decide chi può firmare sul conto. Aiuta a fare in modo che, prima di arrivare al conto, la fattura abbia seguito il percorso scelto dall’organizzazione.
- Fattura
- Controllo
- Eventuali approvazioni interne
- Pronta per preparare il pagamento
- Diritti di firma
- Liberazione dell’ordine
- Esecuzione finanziaria
Quando il denaro si muove davvero
Preparare un pagamento e averlo eseguito sono due momenti diversi.
Una fattura può aver completato i controlli interni ed essere pronta per il pagamento. L’ordine può essere preparato. Il denaro, però, non è ancora necessariamente uscito.
L’esecuzione avviene attraverso banca o PostFinance, secondo le procedure e le autorizzazioni del conto. Soltanto dopo aver verificato che il pagamento sia realmente avvenuto, il passaggio può essere confermato anche in Matassa.
A quel punto l’importo aperto della fattura può essere aggiornato e il movimento può comparire nel conto collegato.
La fattura non scompare quando inizia il pagamento. Il filo continua verso il movimento che ha generato.
Quando il denaro si muove davvero, anche il resto del filo può proseguire.
Come il pagamento continua nel movimento del conto- 01Prontacontrolli interni conclusi
- 02Preparatail denaro non è ancora uscito
- 03Banca / PostFinanceesecuzione esterna
- 04Verificatail pagamento è avvenuto
- 05Movimentoil filo raggiunge il conto
Il lavoro fatto una volta
Non ricostruire ciò che hai già fatto.
Quando la fattura raggiunge chi si occupa della contabilità, molte informazioni sono già state raccolte e controllate.
DocumentoFornitoreImportoPagamentoConto utilizzato
Queste informazioni possono continuare ad accompagnare il processo. La cassiera o la fiduciaria rimangono responsabili del proprio lavoro, ma non devono necessariamente ricominciare da un foglio isolato.
Matassa non promette una contabilità completamente automatica e non sostituisce chi se ne occupa. Aiuta a fare in modo che il lavoro già svolto possa essere utile anche nel passaggio successivo.
Non ricostruire ciò che hai già fatto.
Un percorso, responsabilità distinte
Una fattura. Un percorso riconoscibile.
La segretaria continua a ricevere e controllare le fatture. Chi deve dare un visto continua a prendere una decisione. La persona autorizzata presso banca o PostFinance continua a liberare il pagamento. La cassiera o la fiduciaria continuano a occuparsi della contabilità.
Matassa non elimina queste responsabilità e non le riunisce tutte nelle mani della stessa persona.
Mantiene il filo tra ciò che è arrivato, ciò che è stato controllato, ciò che è stato approvato, ciò che è pronto, ciò che è stato realmente eseguito e ciò che deve ancora proseguire.
Le persone rimangono. Le responsabilità rimangono. È il filo tra i passaggi che non deve andare perso.
Tieni insieme i fili del tuo lavoro. Senza confonderli.
Una conversazione, per cominciare
Sai sempre a che punto è una fattura ricevuta?
Forse una cartellina indica che deve ancora essere pagata. Un foglio Excel dice che il pagamento è pronto. Un’email informa chi deve liberarlo e un timbro racconta che il denaro è già uscito.
Forse il documento deve ancora raggiungere chi lo approva o chi si occupa della contabilità.
Raccontami come una fattura attraversa oggi la tua organizzazione e quali persone devono poterla seguire.
Non partiamo dal workflow da configurare. Partiamo da una fattura reale e dal percorso che compie oggi.
Oppure scrivimi a fabio@matassa.ch
