Prima
- Documento ricevuto
- Attesa
- Pagamento
- Altra attesa
- Contabilità
- Archivio
Il foglio accompagna ogni passaggio.
Documenti e lavoro quotidiano
La carta non deve ricordarmi cosa devo fare.
Per anni alcune fatture sono rimaste sulla mia scrivania o in una cartellina fino a quando non avevo concluso tutto ciò che le riguardava.
Non perché non sapessi dove archiviarle. La loro posizione mi ricordava che c’era ancora qualcosa da fare.
Una parte della gestione documentale di Matassa nasce da questa esperienza.
Fatturalo stesso documento
Ricevuta
Da pagare
Contabilità
Archivio
Da dove nasce
La mia scrivania era parte del processo.
La posizione di ogni foglio raccontava a quale punto era arrivato e che cosa restava ancora da fare.
Quando ricevevo una fattura fornitore, la aprivo e la mettevo nella cartellina di quelle da pagare.
Quando arrivava il momento, la cercavo di nuovo, leggevo i dati necessari ed eseguivo il pagamento. Poi passava tra le fatture pagate.
In seguito la riprendevo ancora per la contabilità e, soltanto alla fine, poteva raggiungere l’archivio definitivo.
Lo stesso foglio passava più volte dalle mie mani. Non era soltanto una questione di ordine: ogni posizione aveva un significato.
Quella carta non era soltanto un documento. Era anche il promemoria di qualcosa che non avevo ancora concluso.
È una situazione che ho sentito raccontare anche da altre persone. Fogli e cartelline rimangono vicini perché rappresentano ancora un lavoro da fare.
Oggi il promemoria non è più il foglio
Quando ricevo una fattura cartacea, posso scansionarla e farla arrivare in Matassa.
Il documento viene preparato. Controllo le informazioni proposte e, quando tutto è corretto, la fattura compare tra quelle da pagare.
Da quel momento la carta può già essere archiviata. Quando arriva il pagamento, scelgo quando eseguirlo e da quale conto; Matassa può preparare il file necessario per la banca o PostFinance.
Le informazioni già raccolte possono poi accompagnare anche il lavoro successivo, senza obbligarmi a riprendere fisicamente in mano la fattura soltanto per ricopiarle.
Il lavoro da fare rimane visibile. Il documento fisico può essere archiviato prima.
Oggi
- Documento ricevuto
- Scansione
- Controllo
- Archivio fisico
Il filo continua in Matassa
Da pagarePagamentoContabilitàNon soltanto una cartella digitale
Un documento è più utile quando sai a cosa appartiene.
Scansionare un foglio e metterlo in una cartella PDF non risolve necessariamente il problema. Il file è digitale, ma i suoi collegamenti possono essere ancora tutti da ricostruire.
Quando il contesto è già noto
Il documento rimane con ciò cui appartiene.
Un allegato può appartenere a un contatto o a un progetto. Il PDF definitivo di una fattura cliente appartiene a quella fattura. Una fattura ricevuta appartiene alla relativa registrazione fornitore.
Rossi SAFatturaPDF
Quando Matassa conosce già questo contesto, non devi costruire manualmente cartelle che replichino tutto ciò che il sistema sa.
Quando basta una struttura semplice
A volte una cartella è semplicemente una cartella.
Contratti aziendali, certificati, corrispondenza e documentazione generale possono essere organizzati attraverso normali cartelle e sottocartelle.
Documenti generaliContratti
Matassa non cerca di sostituire una struttura semplice quando una struttura semplice è sufficiente.
Quando il posto non è ancora chiaro
Prima raccogli. Poi decidi.
Non sempre sai subito dove debba finire un documento. Può arrivare quando non è ancora chiaro a quale cartella, fattura o altra informazione debba essere collegato.
Matassa può riceverlo e mantenerlo in un’area di passaggio. Il documento viene preparato, rimane protetto e aspetta che una persona lo controlli e decida dove appartiene.
- Arriva
- Viene preparato
- Controlli
- Decidi dove appartiene
A seconda della configurazione, il punto di partenza può essere un caricamento, una scansione, un’email dedicata o un’altra integrazione predisposta per quel lavoro.
Non tutte le installazioni devono avere gli stessi ingressi. Ciò che rimane coerente è il processo controllato che segue la ricezione.
Non devi conoscere subito la destinazione per poter raccogliere il documento. Puoi decidere prima che venga archiviato nel posto sbagliato.
Un aiuto, non una decisione
Matassa legge. Tu controlli.
Durante la lavorazione di una fattura fornitore, Matassa può preparare un’anteprima, leggere il testo e i dati Swiss QR e proporre alcune informazioni utili.
Può suggerire il numero, la data, gli importi e un possibile fornitore. Può anche segnalare elementi che richiedono attenzione.
Sono proposte.
Il documento originale rimane il riferimento. Sei tu a confrontare ciò che Matassa ha letto, correggere ciò che serve e confermare i dati prima che la fattura prosegua.
L’automazione può ridurre il lavoro ripetitivo. Non sostituisce il controllo di chi conosce il documento e deve decidere che cosa farne.
Il lavoro fatto una volta
Non ricostruire ciò che hai già fatto.
Prima, quando arrivava il momento della contabilità, riprendevo ancora una volta la fattura. Dovevo ritrovare il foglio, rileggerlo e recuperare informazioni che avevo già utilizzato durante il pagamento.
Se hai già controllato numero, data, importo e fornitore quando la fattura è arrivata, perché dovresti ricominciare da capo quando arriva il momento della contabilità?
Le informazioni già raccolte e verificate possono accompagnare anche il lavoro successivo.
Questo non significa che Matassa sostituisca la fiduciaria o completi automaticamente tutta la contabilità. Significa poter arrivare a quel momento con meno informazioni da ricostruire e senza dover ricominciare dal foglio.
Quando arriva il momento della contabilità, non dovresti dover ricostruire da capo ciò che hai già fatto.
Come Matassa affianca chi segue la contabilitàDal foglio al filo
Il documento fisico può uscire dal processo. Il suo filo rimane.
Matassa non nasce dalla promessa di eliminare tutta la carta.
Alcuni documenti continueranno ad arrivare su carta. Altri saranno già digitali. Alcuni troveranno posto in una normale cartella; altri rimarranno collegati a una persona, un progetto, una fattura o un pagamento.
Il cambiamento importante è un altro: il documento non deve portare fisicamente con sé la memoria di ciò che resta da fare. Il suo contesto e i passaggi successivi possono continuare senza lasciare il foglio sulla scrivania.
Il documento può essere archiviato. Il suo rapporto con il lavoro rimane.
Tieni insieme i fili del tuo lavoro. Senza confonderli.
Una conversazione, per cominciare
Cosa c’è oggi sulla tua scrivania perché non puoi ancora archiviarlo?
Forse è una fattura da pagare, un contratto da controllare o un documento lasciato vicino per ricordarti il passaggio successivo.
Non partiamo dalla promessa di eliminare la carta. Partiamo da un documento che oggi non puoi ancora mettere via.
Oppure scrivimi a fabio@matassa.ch
