vende o acquista · raccoglie · registra · approva
Amministrazione quotidiana e contabilità
La contabilità non dovrebbe ricominciare da zero ogni mese.
Durante il mese Anna emette fatture, registra incassi, riceve fatture fornitori, segue i pagamenti e conserva i documenti.
Queste operazioni non sono ancora tutta la contabilità generale. Sono però fatti reali che la contabilità dovrà conoscere, verificare e utilizzare.
Se fatture, documenti e movimenti rimangono separati, chi tiene la contabilità deve ricostruire quale operazione appartiene a quale documento, che cosa è stato pagato e perché il denaro è entrato o uscito.
Matassa mantiene collegato ciò che nasce nel lavoro quotidiano. Non per trasformare Anna in una contabile, ma per permettere alla contabilità interna o alla fiduciaria di partire da informazioni già organizzate.
Il tuo lavoro genera i dati. Matassa li tiene insieme. La contabilità può partire da lì.
Dove nascono le informazioniLavoro quotidiano
fatture · documenti · incassi · pagamenti · movimenti
Collega il contestoMatassa
informazioni · verifiche · chiarimenti
Un ambito distintoContabilità interna o fiduciaria
contabilità generale · controlli · adempimenti
Le informazioni esistono già
Le informazioni nascono mentre lavori, non quando arriva il momento della chiusura.
Quando Anna emette una fattura, conosce il cliente e il lavoro che sta fatturando. Quando registra l’incasso, sa quale fattura è stata pagata e su quale conto è arrivato il denaro.
Quando riceve una fattura fornitore, conosce il documento, il motivo della spesa e il processo che ha portato al pagamento.
Queste informazioni hanno valore proprio nel momento in cui l’operazione viene svolta. Se vengono conservate soltanto nella memoria delle persone o distribuite tra documenti, estratti conto ed elenchi separati, dovranno essere ricostruite successivamente.
Matassa permette al lavoro amministrativo quotidiano di lasciare una traccia già comprensibile.
La contabilità può partire da un processo documentato invece che da una raccolta di indizi.
- ClienteFattura
- Ciò che segueIncasso
- FornitoreFattura ricevuta
- Ciò che seguePagamento
- OperazioneMovimento
- Il suo contestoDocumento
Il punto di partenzaInformazioni già collegate
comprensibili e verificabili
Non equivalgono ancora a una contabilità generale completa.
Due lavori che collaborano
Collaborare non significa confondere le responsabilità.
Chi svolge un’operazione conosce il motivo per cui è avvenuta. Può raccogliere il documento, registrare ciò che è successo e approvare ciò che rientra nelle proprie responsabilità.
Matassa mantiene collegati questi fatti operativi e può utilizzare classificazioni comprensibili anche alla contabilità.
Chi tiene la contabilità verifica le classificazioni, completa ciò che manca e segue rettifiche, IVA, assestamenti, chiusure, rendiconti e gli altri adempimenti professionali.
Banca e PostFinance conservano un’ulteriore responsabilità: applicano i diritti di firma ed eseguono i movimenti finanziari.
Matassa segue e collega ciò che succede. La contabilità verifica e completa ciò che serve nel proprio processo.
Il confine riguarda responsabilità e competenze, non necessariamente il momento. La fiduciaria può collaborare durante il mese, non soltanto ricevere i dati alla fine.
rapporti · documenti · fatture · movimenti · classificazioni operative
Informazioni, verifiche e chiarimenti durante il processo
contabilità generale · rettifiche · chiusure · adempimenti
diritti di firma · mandati · movimenti finanziari
Il processo si adatta alla collaborazione
Non esiste un solo modo di lavorare insieme.
Il punto in cui termina il lavoro interno e comincia quello della fiduciaria può essere diverso per ogni attività.
Matassa non richiede di adottare un unico modello.
01
La fiduciaria accede quando serve
Il professionista utilizza un proprio account e riceve accesso alla realtà e alle informazioni necessarie.
Non deve assumere un’identità amministrativa generale e non vede automaticamente le altre realtà.
Se deve entrare, entra come sé stessa e soltanto dove serve.
Come restano distinti spazi e accessi02
La contabilità continua nel proprio programma
Matassa viene utilizzato per il lavoro amministrativo quotidiano.
Documenti e informazioni possono essere consegnati secondo la procedura concordata. La contabilità generale continua nel sistema utilizzato dal professionista o dall’organizzazione.
03
La collaborazione è mista
L’attività registra ciò che conosce. Chi tiene la contabilità può consultare, verificare, correggere quando previsto e ricevere le informazioni da utilizzare nel proprio sistema.
Le responsabilità vengono concordate senza costringere tutto il lavoro dentro lo stesso strumento.
Informazioni che non perdono significato
Preparare meglio i dati non significa spostare la contabilità dentro Matassa.
Il documento accompagna l’operazione che deve spiegare.
Una fattura fornitore può rimanere collegata al controllo, al pagamento e al relativo movimento.
Chi deve verificare l’operazione può così trovare anche il documento che la giustifica, secondo gli accessi ricevuti.
Il vantaggio non è avere un archivio più grande. È evitare che il giustificativo venga separato dal fatto che deve rendere comprensibile.
Come un documento rimane collegato al lavoro- 01Documento
- 02Fattura
- 03Pagamento
- 04Movimento
Matassa può parlare la lingua della contabilità senza prendere il posto del programma contabile.
Ogni realtà può avere il proprio piano dei conti. Quando è disponibile un collegamento con il sistema contabile utilizzato, la stessa struttura può accompagnare anche il lavoro amministrativo quotidiano.
Questo permette, per esempio, di utilizzare durante il mese classificazioni coerenti con quelle utilizzate da chi tiene la contabilità.
Oggi la prima integrazione disponibile per questa funzione permette di importare e sincronizzare il piano dei conti da Banana.
Questa integrazione riguarda il piano dei conti. Non significa che Matassa importi automaticamente movimenti, saldi, partite aperte o l’intera contabilità.
Il sistema contabile può continuare a fare il proprio lavoro. Matassa conserva una struttura comprensibile anche nel livello operativo.
Come movimenti e conti conservano il proprio contestoLavoro operativoMatassa
struttura contabile condivisa
Contabilità generaleSistema contabile
Un confine dichiarato
Il confine rimane chiaro anche mentre Matassa evolve.
Matassa è in evoluzione. Alcuni passaggi verso la contabilità sono già operativi, altri vengono completati progressivamente.
Questo non cambia il principio: Matassa prepara e collega sempre meglio le informazioni. La contabilità generale rimane un ambito distinto.
Le evoluzioni possono aiutare a preparare, collegare, controllare e trasferire meglio le informazioni verso la contabilità. Non trasformano automaticamente Matassa nel sistema ufficiale nel quale devono essere svolti chiusure, dichiarazioni e rendiconti.
Prima di ogni installazione verifichiamo insieme quali passaggi sono già adatti al tuo modo di lavorare e quali devono continuare nel sistema di chi segue la contabilità.
Il confine che conta
Fai internamente ciò che conosci perché lo stai facendo. Affida al professionista ciò che richiede la sua competenza.
Emettere una fattura, registrare un incasso, controllare una spesa o collegare un documento sono operazioni che possono nascere naturalmente dentro l’attività.
Verificare la contabilità generale, gestire rettifiche, IVA, assestamenti, chiusure e situazioni non standard richiede un’altra responsabilità.
Matassa non elimina questa differenza. Permette ai due lavori di incontrarsi intorno a informazioni più complete, collegate e verificabili.
Il valore non consiste nel togliere lavoro alla fiduciaria. Consiste nel farle trovare meno informazioni da ricostruire e più elementi sui quali esercitare la propria competenza.
Il tuo lavoro genera i dati. Matassa li tiene insieme. La contabilità può partire da lì.
Tieni insieme i fili del tuo lavoro. Senza confondere le responsabilità.
Una conversazione, per cominciare
Quale parte dell’amministrazione quotidiana ha senso gestire internamente?
Forse oggi prepari già le fatture, controlli gli incassi e raccogli i documenti. Forse la fiduciaria riceve periodicamente un insieme di file, estratti e informazioni da chiarire.
Il confine corretto non è uguale per tutti. Dipende da ciò che vuoi seguire direttamente, dalle competenze interne e dal modo in cui lavora chi tiene la contabilità.
Non partiamo da un programma contabile. Partiamo da come le informazioni passano dal tuo lavoro a chi deve verificarle.
Prima dell’installazione decidiamo insieme quali operazioni rimangono interne, quali spettano alla fiduciaria o alla contabilità interna e come devono passare le informazioni tra i due mondi.
Oppure scrivimi a fabio@matassa.ch